Obieg pieniądza w handlu konwencjonalnym – opis procesu i wizja jego rozwoju (cz.1.)

      Handlem konwencjonalnym nazywamy dzisiaj wszystkie te formy handlu, które wiążą się w uproszczeniu z fizycznym kontaktem klienta z towarem i jego sprzedawcą. Z danych udostępnionych przez Amerykański Departament Handlu wyraźnie wynika, że tradycyjny handel wciąż stanowi w U.S.A. 94,6% obrotów handlowych ogółem (link).  Stąd już tylko prosty wniosek, że  handel w tradycyjnej postaci ma się dobrze i jeszcze długo tak będzie.  Z treści artykułu o cyrkulacji pieniądza w gospodarce (przeczytaj więcej …) można było wyciągnąć podobną konkluzję, odnośnie przyszłości wykorzystania gotówki w obrocie. Skoro tak jest i długo jeszcze będzie, to warto zadać sobie następujące pytanie: jak właściwie cyrkuluje pieniądz w postaci gotówki w tradycyjnym handlu i czy proces ten, jest już w pełni zoptymalizowany?

Na to i inne pytania dotyczące tego zagadnienia będzie można sobie odpowiedzieć po zaznajomieniu się z sytuacją bieżącą i trendami rozwojowymi w branży „cash processingu”. Zanim jednak przejdziemy do opisu obecnie funkcjonującego systemu, warto dla lepszej orientacji w tym hermetycznym światku, zrobić krótki wgląd w jego historię.

Nie będziemy się cofali w zbyt odległe czasy, może wystarczy opis systemu sprzed 10-40 lat. W gruncie rzeczy, sprawy związane z pieniądzem ze swej natury nie zmieniają się zbyt szybko i zmiany następują bardzo powoli, pozwalając na ich spokojne śledzenie. Tak, więc 10-40 lat temu (w różnych krajach różnie) gotówka i bardzo wówczas popularne zwłaszcza na Zachodzie czeki po przyjęciu ich przez kasjera, trafiały do sklepowego sejfu lub skarbca, gdzie były najpierw przeliczane przez samego kasjera; który musiał się rozliczyć z utargu, potem zaś drugi raz przez wewnętrzny dział (w przypadku dużych sieci) lub kierownika sklepu (w przypadku małych jednostek handlowych). Odpowiednio do możliwości technologicznych i przyjętych standardów „bezpiecznie” zapakowane pieniądze były deponowane w sejfie lub skarbcu, gdzie oczekiwały na przyjazd bankowego konwoju. Odbierający je uzbrojony konwój, należał do banku; tego centralnego lub dużego banku, którego klientem był sklep. Po odbiorze zapakowanej gotówki polegającym na skrupulatnym przeliczeniu i skwitowaniu tego odbioru przez konwój i pracowników sklepu, gotówka była przewożona do większych oddziałów banków; w tym oddziałów banków komercyjnych, które to posiadały tzw. sortownie. Tam, wykwalifikowani pracownicy banku przeliczali ponownie każdy depozyt gotówkowy drobnego klienta lub skomasowane depozyty, przygotowane przez duże sklepy. Po wykonaniu tej czynności pracownicy sortowni wprowadzali dane tych przeliczeń do odpowiednich protokołów wewnętrznych i zewnętrznych (dla klienta) a przeliczoną gotówkę oddawali do skarbca sortowni po to tylko, aby za chwilę wyciągnąć ją stamtąd, realizując zlecenie jakiegoś innego klienta na przygotowanie np. tzw. „zasiłków”. Nadwyżkę gotówki ponad limit dopuszczony przez odpowiednie przepisy; w Polsce wydawane przez NBP, należało natychmiast odprowadzić do skarbca najbliższego oddziału tej instytucji. Często zdarzało się, że jeden konwój z nadwyżką odesłaną z oddziału banku komercyjnego jeszcze nie dojechał do oddziału NBP, kiedy drugi już stamtąd wyjeżdżał realizując właśnie zgłoszone, pilne zlecenie dużego klienta oddziału banku komercyjnego. Ponieważ w owym czasie, oprócz ogólnych przepisów nie było żadnego choćby półautomatycznego systemu koordynującego działania podległych służb, system ów był systemem nader kosztownym i nieefektywnym.

Wracając do opisu cyklu obiegu pieniądza, sortownia banku komercyjnego musiała na następny dzień przygotować wysyłkę gotówki dla swoich klientów, którzy ją zamówili. Tu znowu trwało kosztowne przeliczanie i pakowanie zamówionych pakietów, często składających się z różnych nominałów w tym bilonu. Po spakowaniu gotówki w sortowni banku, konwój rozwoził zamówione pakiety do klientów swojego banku. Bywało często tak, że w odległych małych miasteczkach, taki klient był tylko jeden i zgodnie z przepisami należało do niego dojechać, tracąc czas i pieniądze. Nie trzeba dodawać, że inny bank wysyłał swój konwój do tego samego miasteczka ale innego (również swojego) klienta. Po dotarciu konwoju do celu, procedura przekazania lub odbioru gotówki z zasady wymagała fizycznej obecności osób odpowiedzialnych u klienta banku za te kwestie, co w konsekwencji limitowało w czasie pracę konwoju do godzin pracy placówki handlowej i podnosiło przez to koszty operacyjne procesów konwojowania. Ponadto samo przekazanie zasilenia gotówkowego, wiązało się z fizycznym przeliczeniem pakietów i skwitowaniem protokolarnym tego faktu. Przyjęte przez klienta banku, w naszym przypadku sieci handlowej pieniądze, trafiały do skarbca sklepu. W odpowiednim czasie i przy zachowaniu surowych procedur, funkcyjne osoby przygotowywały i wydawały za pokwitowaniem tzw. zasiłki kasjerskie wszystkim kasjerom pracującym na kilku zmianach. Kasjerzy mieli obowiązek ich przeliczenia i skwitowania poprawności kwoty zadeklarowanej z tą przeliczoną. Tu znowu mieliśmy do czynienia z kolejnym kosztownym procesem (czas, uzbrojenie techniczne, pensje dedykowanych pracowników).W tym momencie cały cykl się na chwilę zamykał, aby zaraz po odbiorze przy kasach gotówki od klientów za dokonane przez nich zakupy, zacząć się na nowo.

Opisana sytuacja z różnymi jej lokalnymi wariantami, miała miejsce w naszym kraju do końca lat 90-tych XX w. i pierwszych lat nowego Milenium. Jej zmiana została spowodowana przede wszystkim pojawieniem się w Polsce, zarówno wielu dużych zagranicznych sieci handlowych jaki i firm konwojujących i rozliczających gotówkę (Securitas, Group4, itp.). W tym czasie nastąpił również burzliwy rozwój i konsolidacja w rodzimym sektorze firm, początkowo ochraniarskich ale bardzo szybko wypełniających nowy otwierające się segmentu rynku: Cash in Transit (CiT) i Cash Processingu (CP).

Co się wówczas stało i dlaczego?

Głównym motorem zmian były oczekiwania zagranicznych inwestorów z branży handlu i bankowości oraz nacisk czynników politycznych na wprowadzenie w Polsce zmian systemowych w obrocie gotówką na wzór takich, które już od wielu lat funkcjonowały na Zachodzie. Owe zmiany; jak na nasz kraj, były wręcz rewolucyjne. Po pierwsze NBP wraz z dużymi bankami stracił swój monopol na prowadzenie liczarni/skarbców na korzyść nowo powstałych prywatnych liczarni i firm konwojujących. Po krótkim okresie dostosowawczym, banki komercyjne szybko zrezygnowały z samodzielnego wykonywania usług konwoju i przeliczania środków swoich klientów, uznając te czynności jako zbyt kosztowne. Wspomniane już prywatne firmy przejęły od nich obsługę ich klientów w dwóch głównych dziedzinach: z angielska zwanych Cash in Transit (CiT), czyli konwojowania gotówki i Cash Processing (CP) przeliczanie i zarządzanie gotówką. Te ostatnie  czynności odbywają się w tzw. Cash Center (CC).

Wiemy już, co się wydarzyło ale dlaczego? Pozostaje wciąż niedopowiedziane. Wprowadzone zmiany wynikały w gruncie rzeczy z rachunku ekonomicznego, przeprowadzonego najpierw na tzw. „Zachodzie” a później wdrożonego i u nas z całym zaimportowanym, gotowym systemem. Systemem, który tam już zdążył okrzepnąć i obrosnąć w sprawdzone metody pracy i związane z nimi procedury.

Czy opisane zjawiska zakończyły już rewolucję w dziedzinie organizacji cyklu obrotu gotówką? Odpowiedź, oczywiście brzmi: NIE! Był to tylko początek zmian, które; trzeba tu jednak wyraźnie zaznaczyć, nie mogły by mieć miejsca bez tej pierwszej fundamentalnej zmiany w filozofii obrotu gotówką tj. PRYWATYZACJI PROCESÓW ZARZĄDZAJĄCYCH TYM CYKLEM. cdn……